Comment gérer les fournisseurs et les commandes d'achat?

La gestion des fournisseurs et des commandes d'achat dans Zoho Inventory vous permet de suivre vos approvisionnements, optimiser votre stock et automatiser les commandes pour éviter les ruptures. Voici les étapes clés pour bien gérer cet aspect de votre inventaire.

1. Ajouter et gérer les fournisseurs

Avant de passer une commande d'achat, il est important d'enregistrer vos fournisseurs dans Zoho Inventory.

Ajout d'un fournisseur

1. allez dans Contacts > Fournisseurs > Ajouter un fournisseur
2. renseignez les informations du fournisseur (nom, adresse, téléphone, e-mail)
3. ajoutez des conditions de paiement et délais de livraison
4. enregistrez et associez des produits à ce fournisseur

Gestion des fournisseurs existants

• modifiez les conditions de paiement directement dans la fiche fournisseur
• attribuez une catégorie pour organiser vos fournisseurs par type de produits
• suivez l'historique des commandes et des paiements

2. Créer une commande d'achat

Une commande d'achat est un document officiel envoyé à votre fournisseur pour commander des produits.

Création d'une commande d'achat

1. allez dans Achats > Commandes d'achat > Créer une commande d'achat
2. sélectionnez un fournisseur existant ou ajoutez-en un nouveau
3. ajoutez les articles commandés avec les quantités et prix unitaires
4. choisissez l'entrepôt de réception
5. envoyez la commande au fournisseur par e-mail directement depuis Zoho Inventory

3. Suivre la réception des commandes

Une fois la commande d'achat envoyée, vous pouvez suivre son état et enregistrer la réception des produits.

Étapes de suivi

• Statut "En attente" : commande envoyée mais pas encore reçue
• Statut "Partiellement reçue" : certains articles livrés, d'autres en attente
• Statut "Reçue" : tous les articles ont été livrés et stockés

Réception des produits

1. allez dans Achats > Commandes d'achat
2. ouvrez la commande concernée et cliquez sur Recevoir
3. ajustez les quantités reçues et ajoutez des remarques si nécessaire
4. validez pour mettre à jour automatiquement votre stock en temps réel

4. Automatiser les commandes d'achat avec les seuils de stock bas

Pour éviter les ruptures de stock, Zoho Inventory permet de générer automatiquement des commandes d'achat lorsqu'un article atteint un seuil critique.

Configuration des alertes et réapprovisionnement automatique

1. allez dans Paramètres > Automatisation > Alertes de stock
2. définissez un seuil minimum pour chaque produit
3. activez l'option générer automatiquement une commande d'achat

Dès qu'un article passe sous le seuil, Zoho Inventory crée une commande d'achat pré-remplie pour le fournisseur concerné.

5. Gérer les paiements et factures fournisseurs

Une fois les produits reçus, vous pouvez suivre les paiements et enregistrer les factures fournisseurs.

Enregistrement d'une facture fournisseur

1. allez dans Achats > Factures fournisseurs > Nouvelle facture
2. sélectionnez la commande d'achat correspondante
3. entrez les conditions de paiement et la date d'échéance
4. marquez comme payé une fois le règlement effectué

Zoho Inventory permet aussi d'intégrer Zoho Books pour une gestion avancée de la comptabilité et des paiements.

6. Générer des rapports sur les fournisseurs et achats

Zoho Inventory propose plusieurs rapports d'achats et de suivi fournisseurs pour analyser vos dépenses et optimiser vos approvisionnements.

Rapports utiles

• Dépenses par fournisseur : analyse des achats réalisés par fournisseur
• Historique des commandes d'achat : suivi des quantités commandées et livrées
• Produits en rupture de stock : liste des articles nécessitant un réapprovisionnement

Accès aux rapports

1. allez dans Rapports > Achats
2. sélectionnez le rapport souhaité et appliquez des filtres par période ou fournisseur

Résumé des étapes pour gérer les fournisseurs et commandes d'achat

Conclusion

Zoho Inventory vous permet de centraliser la gestion de vos fournisseurs, automatiser vos commandes et optimiser votre stock. Grâce aux fonctionnalités de suivi et d'automatisation, vous gagnez du temps et évitez les ruptures.

Pour plus d'informations ou pour vous éclairer, contactez-nous ?